Home Quy Trình Đặt Nước Bình Văn Phòng – 4 Bước Trong 5 Phút
Đặt nước bình cho văn phòng lần đầu có vẻ phức tạp, nhưng thực tế quy trình đặt nước bình văn phòng chỉ mất 5 phút nếu bạn biết đúng các bước. Từ tính toán nhu cầu, chọn đại lý, đến nhận hàng và thanh toán – tất cả đều được hướng dẫn chi tiết trong bài viết này.
Cho dù bạn là quản lý văn phòng mới, nhân viên hành chính, hay chủ doanh nghiệp startup đang tự lo mọi thứ, hướng dẫn này sẽ giúp bạn đặt nước bình một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất.
MỤC LỤC BÀI VIẾT
Trước khi liên hệ đại lý, bạn cần biết văn phòng mình cần bao nhiêu bình/tháng. Đặt quá ít sẽ thiếu nước giữa tháng, đặt quá nhiều lại tốn tiền và chiếm chỗ. Dưới đây là công thức đơn giản giúp bạn tính chính xác..
Số bình cần/tháng = (Số nhân viên × 2 lít/người/ngày × 22 ngày làm việc) ÷ 19L
Lưu ý: Theo Mayo Clinic, lượng nước khuyến nghị hàng ngày là khoảng 2.7 lít cho phụ nữ và 3.7 lít cho nam giới. Tuy nhiên, nhu cầu có thể thay đổi tùy điều kiện làm việc, nhiệt độ môi trường và mức độ vận động.
Văn phòng 30 nhân viên:
. 30 nhân viên × 2 lít/người/ngày = 60 lít/ngày
. 60 lít × 22 ngày = 1,320 lít/tháng
. 1,320 ÷ 19L = 69 bình/tháng (làm tròn lên 70 bình)
Văn phòng 10 nhân viên:
. 10 × 2 × 22 ÷ 19 = 23 bình/tháng
Văn phòng 50 nhân viên:
. 50 × 2 × 22 ÷ 19 = 115 bình/tháng
Tăng thêm 10-20% nếu:
. Văn phòng có khách đến thường xuyên (phòng khám, trung tâm tiếng Anh)
. Mùa hè hoặc khu vực nắng nóng
. Nhân viên làm việc ngoài trời nhiều (cần uống nhiều nước hơn)
Giảm 10% nếu:
. Nhiều nhân viên thường xuyên làm việc từ xa
. Văn phòng có thêm máy lọc nước khác:
| Số nhân viên | Số bình / tháng (ước tính) | Tần suất giao đề xuất |
|---|---|---|
| 5 – 10 người | 20 – 25 bình | 2 tuần / lần |
| 10 – 20 người | 25 – 50 bình | 1 tuần / lần |
| 20 – 30 người | 50 – 70 bình | 2 lần / tuần |
| 30 – 50 người | 70 – 120 bình | 3 lần / tuần |
| 50+ người | 120+ bình | Giao định kỳ hàng ngày |
Lưu ý: Đây là con số ước tính. Sau 1-2 tháng sử dụng, bạn sẽ biết chính xác nhu cầu thực tế của văn phòng và điều chỉnh cho phù hợp.
Sau khi đã biết nhu cầu, bước tiếp theo trong quy trình đặt nước bình văn phòng là chọn đại lý uy tín và liên hệ đặt hàng.
Nếu bạn chưa có thời gian đọc kỹ bài 7 Tiêu Chí Chọn Đại Lý Nước Uống Văn Phòng, hãy kiểm tra 3 điểm cơ bản này:
✅ Có giấy phép HACCP và hồ sơ công bố sản phẩm
✅ Xuất hóa đơn VAT đầy đủ
✅ Có review tốt trên Google Maps hoặc Facebook
| Số lượng đặt | Đơn giá | Ghi chú |
|---|---|---|
| Dưới 30 bình | 43.000đ / bình | Giá lẻ |
| Từ 30 bình trở lên | 38.000đ / bình | Giá ưu đãi |
| Phụ thu vác lầu | 5.000đ / bình / tầng | Không có thang máy |
Lưu ý: Giá có thể thay đổi theo khu vực và thời điểm. Liên hệ trực tiếp để được báo giá chính xác nhất..
Cách 1: Gọi điện trực tiếp (Nhanh nhất)
📞 Hotline: 0961 13 81 63
✔️ Phù hợp khi cần tư vấn chi tiết hoặc đặt hàng gấp
⏰ Thời gian hỗ trợ: 8h00 – 18h00 (Thứ 2 – Thứ 7)
Cách 2: Nhắn tin qua Zalo (Tiện lợi)
💬 Zalo: 0961 13 81 63
✔️ Phù hợp khi đang bận họp, muốn nhắn tin ngoài giờ
✔️ Có thể gửi kèm ảnh địa chỉ, bản đồ để dễ giao hàng
Cách 3: Gửi email (Chính thức)
📧 Email: kinhdoanhwaterme@gmail.com
✔️ Phù hợp khi cần yêu cầu báo giá chính thức
✔️ Thích hợp cho đơn vị công, doanh nghiệp lớn cần lưu hồ sơ
📋 Checklist thông tin:
1. Địa chỉ giao hàng đầy đủ:
. Tên công ty
. Địa chỉ chi tiết (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện)
. Tầng/Phòng số mấy
. Có thang máy hay không (quan trọng cho phụ thu vác lầu)
. Ra vào toà nhà có phí gửi xe không?
2. Số lượng cần đặt:
. Số bình lần đầu
. Nhu cầu dự kiến hàng tháng
. Loại nước: Tinh khiết hay khoáng
3. Lịch giao hàng:
. Giao định kỳ (mỗi tuần, 2 tuần, tháng)
. Hay giao theo yêu cầu (gọi khi hết)
. Thời gian giao hàng mong muốn (sáng/chiều)
4. Yêu cầu về hóa đơn:
. Có cần xuất hóa đơn VAT không
. Thông tin xuất hóa đơn (tên công ty, MST, địa chỉ trụ sở)
. Xuất hóa đơn ngay hay cuối tháng
5. Thông tin liên hệ:
. Tên người nhận hàng
. Số điện thoại liên lạc
Xin chào, em cần đặt nước bình cho văn phòng:
📍 Địa chỉ: Công ty ABC, 123 Đường XYZ, Phường Tân Bình, Quận Tân Bình, TPHCM (Tầng 3, có thang máy)
💧 Số lượng: 40 bình/tháng (nước tinh khiết Shirawa)
📅 Giao định kỳ: 2 tuần/lần (mỗi lần 20 bình)
📄 Cần xuất hóa đơn VAT
☎️ Người nhận: Chị Lan – 0912345678
Anh chị báo giá và hướng dẫn chi tiết giúp em ạ!
Sau khi thống nhất giá cả và điều kiện, bạn sẽ cần đặt cọc vỏ bình và nhận xác nhận đơn hàng.
Số tiền cọc: 50.000đ/bình
Ví dụ: Đặt 20 bình → Cọc 1.000.000đ
Cách thức đặt cọc:
. Chuyển khoản trước (khuyến khích)
. Hoặc thanh toán cọc khi nhận hàng lần đầu
Chính sách hoàn cọc:
. Hoàn lại 100% khi ngừng dùng và trả vỏ bình
. Vỏ bình phải còn nguyên vẹn, không rạn nứt
. Thời gian hoàn cọc: 3-5 ngày làm việc sau khi nhận vỏ
Lưu ý quan trọng: Giữ lại biên lai đặt cọc hoặc tin nhắn xác nhận để đối chiếu khi hoàn cọc.
Sau khi đặt cọc, đại lý sẽ gửi xác nhận qua:
. SMS/Zalo: Thông tin đơn hàng, số lượng, địa chỉ
. Thời gian giao hàng dự kiến
. Số tiền cần thanh toán (giá nước + phụ thu nếu có)
Đơn hàng thường:
. TPHCM (Bình Chánh, Bình Tân, Tân Bình, Q6, Tân Phú): Giao trong ngày hoặc ngày hôm sau
. Long An: Giao trong ngày hoặc ngày hôm sau
Đơn hàng khẩn cấp:
. Hỗ trợ giao nhanh 2-4 giờ (áp dụng cho sự kiện, họp hội nghị)
Nhân viên giao hàng sẽ:
. Gọi điện báo trước 15-30 phút
. Thông báo thời gian đến dự kiến
. Hỏi lối vào, chỗ đỗ xe (nếu cần)
Đây là bước cuối cùng trong quy trình đặt nước bình văn phòng. Việc kiểm tra kỹ khi nhận hàng rất quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm
✅ Kiểm tra vỏ bình:
. Không bị nứt, vỡ, rò rỉ
. Nắp bình nguyên seal, chưa mở
. Bình sạch sẽ, không bẩn bên ngoài
✅ Kiểm tra số lượng:
. Đếm đủ số bình đã đặt
. Nếu thiếu → Yêu cầu giao bù ngay hoặc lần sau
✅ Kiểm tra chất lượng nước:
. Nước trong, không vẩn đục
. Không có mùi lạ
. Không có tạp chất lơ lửng
Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào: Chụp ảnh ngay và thông báo cho đại lý để xử lý. Đại lý uy tín sẽ đổi hàng trong vòng 24-48 giờ.
Hình thức thanh toán:
1. Tiền mặt:
. Trả trực tiếp cho nhân viên giao hàng
. Nhận biên lai hoặc phiếu thu ngay
2. Chuyển khoản:
. Chuyển trước hoặc sau khi nhận hàng (tùy thỏa thuận)
. Thông tin tài khoản do đại lý cung cấp
. Gửi bill chuyển khoản cho đại lý để xác nhận
Số tiền thanh toán bao gồm:
. Giá nước × Số lượng
. Phụ thu vác lầu (nếu có): 5.000đ/bình/tầng
. VAT (nếu xuất hóa đơn)
Ví dụ tính tiền:
. 20 bình × 43.000đ = 860.000đ
. Vác lầu tầng 3 (không có thang máy): 20 bình × 5.000đ/tầng × 3 tầng = 300.000đ
. Tổng cộng: 1.160.000đ
Nếu yêu cầu xuất hóa đơn:
. Hóa đơn điện tử được gửi qua email trong vòng 24 giờ
. Hoặc nhận bản giấy kèm lần giao hàng tiếp theo
. Kiểm tra thông tin trên hóa đơn: Tên công ty, MST, địa chỉ, số lượng, đơn giá
Lưu hóa đơn để:
. Kế toán hạch toán chi phí
. Đối soát công nợ cuối tháng
. Làm bằng chứng nếu có khiếu nại về chất lượng
Không bắt buộc với đơn hàng thường.
Tuy nhiên, nên ký hợp đồng nếu:
. Đặt định kỳ số lượng lớn (từ 30 bình/tháng trở lên)
. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cần giao hàng
. Cần rõ ràng về giá cả, lịch giao, điều khoản hoàn cọc
Hợp đồng giúp:
. Bảo vệ quyền lợi cả hai bên
. Cố định giá trong thời gian dài (tránh tăng giá đột ngột)
. Dễ dàng đối soát công nợ
Không có quy định tối thiểu – văn phòng nhỏ đặt từ 1-2 bình cũng được phục vụ.
Tuy nhiên:
. Đặt từ 30 bình/chuyến được giá ưu đãi 38.000đ/bình (thay vì 43.000đ)
. Đặt dưới 30 bình vẫn được giao nhưng giá là 43.000đ/bình
. Các quận xa trung tâm có thể yêu cầu tối thiểu 20-30 bình để tối ưu chi phí vận chuyển
Khuyến nghị: Nếu văn phòng nhỏ, hãy đặt cùng văn phòng lân cận để được giá tốt hơn.
Chưa – dịch vụ giao hàng 6 ngày/tuần (chủ nhật nghỉ)
Lịch giao hàng:
. Thứ 2 – Thứ 7: 8h00 – 17h00 (giờ hành chính)
. Chủ nhật: nghỉ.
Lưu ý:
. Nên đặt trước ít nhất 1 ngày
. Đơn hàng cuối tuần có thể mất nhiều thời gian hơn do lượng đơn đông
. Đơn khẩn cấp cuối tuần vẫn được hỗ trợ giao nhanh 2-4 giờ
Đặt thừa:
. Có thể trả lại bình chưa dùng trong vòng 7 ngày
. Hoặc giữ lại dùng dần (nước có HSD 12 tháng)
Đặt thiếu:
. Gọi đặt thêm bất cứ lúc nào
. Với khách hàng thường xuyên tại TPHCM/Long An: giao bù trong ngày hoặc ngày hôm sau
Có thể hủy – và được hoàn lại 100% tiền cọc nếu trả vỏ bình nguyên vẹn.
Quy trình hoàn cọc:
1) Liên hệ thông báo ngừng sử dụng
2) Hẹn lịch đến lấy vỏ bình
3) Kiểm tra vỏ bình (phải còn nguyên vẹn, không nứt vỡ)
4) Hoàn tiền cọc qua chuyển khoản hoặc tiền mặt (3-5 ngày làm việc)
Lưu ý: Không có phí phạt hủy hợp đồng. Vỏ bình bị vỡ, nứt hoặc mất sẽ không được hoàn cọc.
Quy trình đặt nước bình văn phòng thực sự rất đơn giản và chỉ mất 5 phút nếu bạn chuẩn bị đầy đủ thông tin. Tóm lại, bạn chỉ cần:
1) Tính nhu cầu bằng công thức: Số nhân viên × 2L × 22 ngày ÷ 19L
2) Chọn đại lý uy tín và liên hệ qua điện thoại/Zalo/Email
3) Đặt cọc bình và xác nhận đơn hàng
4) Nhận hàng, kiểm tra và thanh toán
Việc chọn đúng đại lý ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí trong suốt quá trình sử dụng. Nếu chưa biết cách chọn đại lý nước uống văn phòng uy tín, hãy đọc bài hướng dẫn chi tiết của chúng tôi.
Đặt nước bình cho văn phòng chỉ mất 5 phút với Shirawa. Liên hệ ngay để được tư vấn và đặt hàng:
📞 Hotline / Zalo: 0961 13 81 63
📧 Email: kinhdoanhwaterme@gmail.com
Để lại một bình luận